Deine Aufgaben umfassen insbesondere:

• Empfang und freundliche Betreuung unserer Mandanten, Besucher und Geschäftspartner – persönlich vor Ort und am Telefon .
• Annahme, Weiterleitung und Koordination eingehender Telefonate sowie Terminvereinbarung und Terminmanagement für Geschäftsleitung, Berater und Team.
• Verwaltung des digitalen und klassischen Postverkehrs inklusive Scannen, Zuordnen und digitaler Ablage von Unterlagen. 
• Vorbereitung von Schriftwechseln mit Mandanten und Behörden sowie Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Übersichten.
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des gesamten Teams bei verschiedenen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben.
• Pflege von Stammdaten in DATEV und anderen Systemen sowie Unterstützung bei der Anlage neuer Mandanten, z. B. durch Einholen von Stammdaten, Vollmachten und SEPA-Mandaten. 
• Vorbereitung von Rechnungen, Arbeit mit DATEV, DATEV DMS und MS Office sowie Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation.

Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass unser Kanzleialltag läuft – freundlich, strukturiert und mit einem Blick für das, was als Nächstes gebraucht wird. 

Es ist uns egal,  dass du vielleicht manchmal drei Dinge gleichzeitig anfängst, weil gerade überall etwas los ist. Viel wichtiger ist uns, dass du trotzdem den Überblick behältst, freundlich bleibst und am Ende dafür sorgst, dass alles zuverlässig erledigt wird. 

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als
  • Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement,
  • Steuerfachangestellte/r,
  • Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r.
• Du telefonierst gern und hast keine Scheu davor, freundlich und verbindlich auf Menschen zuzugehen.
• Deine Freunde beschreiben dich als offen, hilfsbereit und unkompliziert.
• Du arbeitest selbstständig, schaust über den Tellerrand und erkennst, wo gerade Unterstützung gebraucht wird.
• Andere beschreiben dich als fleißig und beständig mit der Fähigkeit, Berufliches und Privates gut trennen zu können. 
• Du bist sehr zuverlässig und sorgst dafür, dass Aufgaben nicht einfach liegen bleiben
• Du gehst diskret und sorgfältig mit vertraulichen Informationen um.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office. DATEV-Kenntnisse sind ein Vorteil, aber keine Voraussetzung 
• Berufserfahrung in einer Steuerkanzlei ist ebenfalls ein Vorteil, aber keine Pflicht 
• Du findest die niederländische Sprache spannend oder hast vielleicht sogar schon erste Kenntnisse? Dann kannst du bei uns gern an den wöchentlichen Unterrichtseinheiten im Büro teilnehmen. Wenn das nicht dein Thema ist, ist das aber völlig in Ordnung. 

Und keine Sorge: Du wirst bei uns nicht einfach ins kalte Wasser geworfen. Wir arbeiten dich strukturiert ein und geben dir die Sicherheit, die du brauchst, um Schritt für Schritt in deine Aufgaben hineinzuwachsen. 

Bei HOGE & BERGHAUS erwartet dich ein Arbeitgeber, bei dem du nicht nur „irgendwie mithilfst“, sondern als Teamassistenz eine zentrale Rolle im Kanzleialltag einnimmst. Du bist nah am Team, nah an unseren Mandanten und bekommst einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit klaren Strukturen.

Neben einem strukturierten Einarbeitungsprozess bieten wir dir unter anderem: 

• 🧑‍💻 Moderne DATEV-Software – Damit dir die Arbeit leicht von der Hand geht, arbeiten wir mit den aktuellsten Versionen der DATEV-Anwendungen.
• 💸 Nettolohn-Optimierung – Damit du dir und deinen Lieben immer wieder etwas Besonderes gönnen kannst, bieten wir dir unterschiedliche Möglichkeiten zur Nettolohn-Optimierung  (z.B. JobRad, etc …). So bekommst du bei gleichem Brutto mehr raus.
• 🗣️ Jährliches Feedbackgespräch – Damit wir wechselseitig erfahren, woran wir sind, finden bei uns Feedbackgespräche zu festen Terminen in klar definierten Abständen statt.
• 🏢 Moderne Büroräume – Damit du in einer Atmosphäre arbeiten kannst, in der du dich wohlfühlst, haben wir vor wenigen Jahren extra ein Bürogebäude gebaut, dass zu einem modernen und freundlichen Arbeitsplatz passt.
• ↕️ Höhenverstellbare Schreibtische – Rückenschmerzen durch zu viel sitzen? Nicht bei uns, denn wir bieten höhenverstellbare Schreibtische.
• 🏠 Home-Office-Möglichkeit nach Absprache – Da du an dieser Stelle eine wichtige Ansprechperson vor Ort bist, findet deine Arbeit überwiegend in unserem Büro in Ahaus statt. Wenn es zu deinen Aufgaben zur aktuellen Situation passt, ist Home-Office aber gelegentlich möglich.
• 🕗 Flexible Arbeitszeiten – Damit du dich ideal um deine Familie kümmern kannst, bieten wir dir gleitende Arbeitszeiten mit festen Kernarbeitszeiten.
• 💡 Immer am Puls der Zeit – Um den Berufsalltag besser bewältigen zu können, kannst du regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen.
• 💆🏼‍♀️ Wöchentliche Massage – Damit du deine Schreibtischverspannungen los wirst oder einfach mal mehr Entspannung genießen kannst, bieten wir dir wöchentliche Massagen im Büro durch einen professionellen Physiotherapeuten – natürlich auf unsere Kosten.
• 🙂 Duz-Kultur – Damit du schnell und unkompliziert Absprachen treffen kannst, bieten wir dir flache Hierarchien mit Duz-Kultur für alle.
• 🙌🏼 Team-Events – Um unser Team zu feiern und unseren Zusammenhalt zu stärken, machen wir regelmäßige Team-Events. Wir sind uns sicher, du wirst die ein oder andere legendäre Geschichte erzählt bekommen. Und vielleicht bist du beim nächsten Event auch schon dabei?
• 📍Zentrale Lage – Damit du sowohl deine Einkäufe schnell und unkompliziert erledigen kannst als auch eine möglichst gute Anbindung zur Arbeit hast, bieten wir dir einen Arbeitsplatz im Herzen von Ahaus.
• 🍎 Kostenlose Vitamin-Bombe für alle – Da uns deine Gesundheit am Herzen liegt, stellen wir dir wöchentlich frisches Obst in unserer Kaffee-Lounge bereit.
• ☕  Getränke-Flat – Damit du immer optimal versorgt bist, bieten wir dir eine kostenlose Getränke-Flat.
• 🍻 „Feierabend-Bier“ – Um entspannt in den Feierabend zu starten, treffen wir uns spontan auf unserer gemütlichen Dachterrasse und genießen zusammen im heißen Sommer ein kühles “Feierabend-Bier”.
•   Betriebliche Kranken-Zusatzversicherung – Um für den Fall einer Erkrankung bestmöglich versorgt zu sein, schließen wir für dich eine betriebliche Kranken-Zusatzversicherung ab. Diese federt einen Großteil deiner Krankheitskosten (z.B. Zahnersatz, Brille, Hörgerät) ab und sorgt dafür, dass du im Einzelzimmer mit Chefarztbehandlung im Krankenhaus deiner Wahl schnellstmöglich genesen kannst.